土井けいじが仕事で男磨き～想いを行為にするトレーニング2/2～
こんにちは。
土井けいじです。
５月はGWもあり、祝日が多い月ですね。今年度は有給等で5/1,2も休みにすれば9連休ということで、旅行やイベント事などの娯楽を楽しみにされている方が多いのではないのでしょうか。中には、普段の仕事が忙しいから、平日では消化しきれない漫画やゲームをこの9連休の楽しみにしている方もいらっしゃるようです。
どちらがいいとか悪いとか、そういう話ではありませんが、僕はこのように、世間が仕事を忘れてプライベートに没頭しているタイミングにこそ、裏でマメに作業をし、人が喜ぶような仕事ができるよう、トレーニングをしてきました。このトレーニングがあったからこそ、GWのような長期連休を好きなタイミングで生み出せるような生活になったのだと自負しています。(結局仕事が楽しくて仕事をしてしまいますが)
今日は、前回の記事の続きで、具体的にトレーニングしてきた仕事の内容について共有させていただきます。
前回記事も御覧ください。
トレーニング3: メール
現代において、メールは仕事の場面においては必須のコミュニケーションツールとなっていますね。メッセージングアプリ(LINE等)の台頭もあり、あえてすべてをメールで連絡する必要はなくなってきていますが、相手が読みたいタイミングで読めるという点ではLINEよりも優れていると言えます。これは僕の考えですが、LINEだと既読機能があり、一度読むとすぐに返信を返さないといけない気がして、落ち着いて読むことができません。一方でメールだと気軽に好きなタイミングで読めるので、LINEよりも気軽です。
相手の時間を拘束しない
メールは送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。仕事の隙間時間に対応することもでき、融通が利くのがメリット。
対面や電話の場合は、相手の時間を拘束してしまいます。「迷惑を掛けている」「申し訳ない」という気持ちが芽生えるかもしれませんが、それがメールにはありません。
メールをビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。
トレーニング4-2でも述べますが、多人数に同時に同じ内容の文面を送ることができることもメリットの1つですね。そんなメールの使い方で、大事にするといいよと学んできたことについて、以下に書いていきます。
トレーニング3-1: エラーメールのように返信する
題目のとおりですが、僕はエラーメールのような速度で返信できるよう、トレーニングして来ました。
僕がエラーメールと呼んでいるのは、”MAILER-DAEMON”なるものです。メールを良く使用される方だと、遭遇した方も少なからずいらっしゃるのではないのでしょうか。宛先などを間違ってメール送信をすると、『即座に』返信が来る機能ですね。
これまでの記事で、何事においても”スピード”を大事にしていると伝えてきました。メールにおいても”スピードを大事にしています。僕がサラリーマンをしているときの話ですが、同僚や上司の方は
メールを見る時間を決めて、その時間にまとめてメールを見て、まとめてメールを返信する
といった習慣を持たれている方もいらっしゃいました。その方が集中力が途切れず、作業効率の面で良いとのことです。しかしながら、返信内容を考えるあまり、返信そのものがおろそかになってしまうケースも散見されました。
実態はどうなのかと調べてみたところ、2022年のビジネスメール実態調査(監修: 一般社団法人日本ビジネスメール協会)の内容が興味深かったので、共有させていただきます。こちらによると、約7割の人が24時間以内にメールを返信できていないようです。
メールの確認・返信について
・仕事で1日に1回はメールを確認している人が99.47%
・7割を超える人が1日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じる
・68.2%の人が、メールの返信が遅れてしまうことがある
・返信が遅れてしまう理由、第1位は「すぐに結論が出せない」（54.43%）
即座に返信するだけで、まず7割の方と差がつけられます。残りの3割の中でも、メールが来た瞬間即座に返信される方がどれだけいるのでしょうか。
メールを即座に返すことで、返信を受け取る側からしても「この方からはすぐに返信が来るから、とても仕事がしやすい」と思われれば儲けものです。そういった小さな思いやりを重ね、信頼を勝ち取れるよう、トレーニングをしてきました。
メールの内容の中には、即座に返信できない内容もあるかもしれません。しかし僕はそのことを正直に返信するのもよいかと思っています。
・すぐ返信できる内容であれば、即座に返事を返す
・内容の確認だけが必要なの内容であれば、「確認しました」と返信する
・すぐに決定できない内容であれば「いついつまでに決定して返信します」と期限を切る
こういった内容を返すだけでも、メール返信の受け手の印象はかなり違うのではないでしょうか。
トレーニング3-2: 引用返信をする
メールの受け手のことを考えると、どの件について何を返信しているか、について共有することも大事です。
現在も一緒に仕事をしていて、お世話になっている経営者の方は、なんと1日に4000件のメールを受信しているとのことです。そういった方に対し、ただただ
「承知しました！」
とメールを返信しても、何の件で何に承知しているのか、一切わからないですよね。常に受け手のことを想像し、メールを作成するトレーニングをしてきてよかったと思っています。
トレーニング4: お礼
次は”お礼”についてです。相手を大事にしていると伝えるため、”お礼”をすることを常に大事にし、それを伝えることをトレーニングとして習慣化してきました。
トレーニング4-1: 3回お礼をする
僕がどなたかと会い、何かをしてもらった際は、必ず
・その方と分かれるときに直接口頭で
・(5分以内に)お礼のメール
・次回お会いしたとき
の、3回必ずお礼のお気持ちをお伝えします。
お礼を言われて気分を悪くする方はいません。伝え過ぎだと思えるくらい、お礼は徹底して伝えています。
トレーニング4-2: 関係者各位もお礼に入れる
お礼メールを送るときには、関係者も必ず宛先に入れます。ここでいう関係者とは、
・その方を紹介していただいた方
・その仕事における関係者
などを指します。
細かい気遣いではありますが、これをすることで、関係者の方もお礼の送り先の方にお礼を伝えることができます。
僕と一緒に仕事をしているインターン生にも、必ず「どなたかに何かをしてもらった際は、必ず僕を宛先に入れてお礼のメールを送って欲しい」と伝えています。お礼を伝えるという習慣を作り上げ、お礼が当たり前になるような文化を作っていきたいですね。
トレーニング5: 財務管理
最後は個人的な部分もありますが、財務管理です。
トレーニング5-1: 「収入を増やして支出を減らす」
財務管理で大事にしている前提は単純です。「収入を増やして支出を減らす」です。
まず一番最初は、固定費の削減をします。携帯キャリアや通信費の変更等を行います。
次に収入を増やす方向に行動を変えます。日本人は節約が大好きな方が多いので、変動費まで節約して支出を減らす方向にいかれる方が多いですが、こちらの考え方は効果的ではないと僕は考えます。自分の財務を管理する上で、交通費や交際費などの変動費を削れは削るほど、自分が取れる選択肢が減り、友人との関係もケチっているかのような印象を受けます。
こちらの財務管理のトレーニングは、あくまで自分で企業を運営していくためのトレーニングです。変動費を減らす、ということを企業運営に例えると
・商品開発や商品製造に使用するコストを削減する→コストをケチることで、顧客への価値提供クオリティを下げる or 価格競争に巻き込まれ、より収入が減る
・人件費を削減する→従業員を大切にしない
ということになります。変動費を削るよりも、収入を増やして選択肢を増やすほうが当然効果的ですよね。
トレーニング5-2: 無借金で活動をする
次に、自分が無借金で行動できるよう、徹底します。
法人を立てる前から消費者金融からお金を借りることは、効果的ではないと僕は考えています。(法人を立てたあとは、戦略的に一時的な借金をすることは効果的な場合があります)
最低限、自分の(収入)-(支出)の額がプラスになるようにして、健全な生活ができるようにすることもトレーニングの一貫です。単純ではありますが、これは効果的なトレーニングであったと僕は考えます。
まとめ
今回は人とのご縁を大事にしているということを相手に伝えるための、具体的な仕事について残り半分
・トレーニング3: メール
・トレーニング4: お礼
・トレーニング5: 財務管理
について綴りました。
前回お伝えしたトレーニング内容に引き続き、こちらのトレーニングについても徹底していきたいと考えています。この価値観を僕がまず大事にし、一緒に働く仲間と共有していきます。
土井けいじでした。
