土井けいじが仕事で男磨き～想いを行為にするトレーニング1/2～
こんにちは。
土井けいじです。
4月は出会いの時期ですね。学校への入学や新しい会社への入社など、 フレッシュな面々が街のいたるところにいらっしゃるような気になります。
僕はベンチャー企業を立ち上げるにあたって、4月はもちろんのこと、1年中人間関係を紡ぐトレーニングをしてきました。 ありがたいことに、数多ある大企業、中小企業、ベンチャー企業の中から、「土井だから、土井がいるから」と、僕のことを選んで僕の商品・サービスを使用して頂いている仲間や友人が多数います。それも人間関係を紡ぐトレーニングを積んできたおかげだと僕は考えています。
人間関係を大事にするとは言っても、ただ大事にしていると想っているだけでは相手に伝わりません。『想いは行為、行為は仕事』と、お世話になっているベンチャー企業の社長に学びながら、細かいと思われる部分まで仕事をしてきました。今日は想いを相手に伝えるための、具体的な仕事の半分(今回は情報の一元管理と携帯電話)について共有します。
前回は仕事をする上での価値観について触れました。以下記事も御覧ください。
想いを行為にするトレーニング
自分が相手のことを大切にしている、というのを伝えるため、僕はツールや情報を最大限に活用するようにしています。仕組みにできるものは仕組み化し、作業の丁寧さの質を上げています。それ以外の考え方は、人と実際にご縁を紡いでいくという経験を通してトレーニングをしてきました。その内容について一部、触れていきます。
情報の一元管理
僕は情報は1つのところにまとめるようにしています。その方がどこに情報があったかを思い出す手間が省けるからです。「あれ？どこに必要な情報があったっけ?」という、仕事をするための仕事、はなるべく省くようにして、時間を効果的に使うようにしています。
優先順位に沿ったスケジュール管理を行う
僕はベンチャー企業の立ち上げ時、会社員と立ち上げ準備のダブルワークをしていたので、会社終わりの時間をどのように有効活用するかについて、優先順位をつけながらスケジュール管理をしてきました。自分を高めるトレーニングになるような講演会には絶対参加するようにし、お世話になっている社長が顔を出す場所にはほぼ必ず僕も顔を出していました。
今は会社員を退職し、ベンチャー企業の運営一本になっていますが、このスケジュール管理がものすごくいいトレーニングであったと、今振り返ると思います。ベンチャー企業の運営は、いい意味で自由に仕事の時間を決められるため、予定を詰めようと思えばいくらでも詰められます。ただし実際に優先すべき作業は、成果を出すために効果的な4%の集中すべき作業と言われています。その作業は優先してスケジュールに入れ、それ以外の時間に他の予定を入れるようにしています。
優先順位に沿ったスケジュール管理をしているため、仕事もプライベートも充実させることができているな、と感じています。
優先順位については、以下記事で触れていますので、ご一読ください。
A3用紙に全ての情報をまとめる
「年収1億円になるまでは、A3用紙1枚に情報をまとめてきたよ」と、お世話になっている社長に教えていただいたことがあります。情報が膨大にある今だからこそ、A3用紙という限られた範囲内に情報をまとめる、というトレーニングをしてきました。
本当に必要な仕事をリストアップしていくと、いずれA3用紙には記載できなくなっていきます。その時に書ききれなかった仕事や作業は、そのタイミングでは必要ない仕事と割り切って、本当に必要な仕事のみを優先してやってきました。
また、情報をA3用紙に集約すると、それらの情報の整合性が取れているかをチェックするトレーニングになるというのもメリットの一つです。例えばスケジュールが埋まっていてバッチリだと思っていても、それを行動に起こすための予算計画が赤字だったら、何かがおかしいと紙面上で気づけます。まずは計画を立ててそれを実行する、というトレーニングを積んできて来たことは今の仕事にかなり生きてきています。
携帯電話
僕がベンチャー企業を興した際は、携帯電話はガラケーでした。今はスマートフォンが台頭しており、生活には欠かせないデバイスとなっていますね。
頑なにガラケーを使い続ける方もいらっしゃいますが、変化への対応力を試すトレーニングと捉え、僕は即座にスマホを使うようにしました。変化に対応できてこそベンチャー企業の社長！
見た目や機能数は変わってきていますが、僕が大事にしてきたことは変わらないため、その内容を共有します。
携帯を携帯し、1コール以内に出る
前回記事でも、「電話に出るスピードが案件獲得のスピードだよ」と書かせていただきました。それを実践できるよう、携帯電話はなるべく手に近い部分においておき(できればずっと手に持って)、1コール以内に出れるように意識して行動してきました。
(プライベートでもこのクセがついているので、友人からは「電話に出るスピードが早すぎてびっくりした！」と言われることも多々あります笑)
また、スマートフォンになり、電話をかけて来る人ごとにバイブレーションのパターンを設定できるようになったので、僕はこの機能を最大限に活用しています。お世話になっている社長からの電話は、バイブレーションのパターンでわかるようにしています。
留守番電話・キャッチホン
また、細かい設定ではありますが、留守番電話の設定とキャッチホンの設定をしています。キャッチホンという機能について存じていない方もいらっしゃるかもしれないので、以下引用します。
通話中にかかってきた別の電話を信号音（通話中着信音）でお知らせします。お話し中の通話を保留にしたまま、あとからかかってきた電話を受けられます。 - NTTドコモ https://www.docomo.ne.jp/service/catch_phone/
留守番電話ですが、万が一電話に出れなかった場合、その電話の用件をサッと聞くことが出来るので、重宝しています。
また、自分はテキストによるコミュニケーションよりも会話ベースのコミュニケーションを大事にしているため、電話をする機会がとても多いです。そのため、友人とも電話等で会話をすることも少なくありません。そんなタイミングで商談などの連絡が来た際に対応できるように、キャッチホン機能を使用しています。その場の優先度に応じた行動が出来るよう、電話を活用しています。
電話にでるときは、明るく元気に図々しく
僕は電話にでるときは、自分が思っているよりも1オクターブくらい上の声で、明るく元気に出ています。
電話でのコミュニケーションは相手の顔が見えないため、暗い声で弱々しく電話に出ると「大丈夫?」と心配されてしまうこともあります。心配されるよりも、「いつも元気だね！」と言われる方が得ではないですか？
まとめ
今回は人とのご縁を大事にしているということを相手に伝えるための、具体的な仕事の半分
・情報の一元管理
・携帯電話
について綴りました。次回は残り半分、メール、お礼の仕方、財務管理の3点について触れます。
まだまだ自分も人間関係のトレーニングをしている最中であると考えておりますので、この価値観でともによくなれる方が増えれば最高だと思います。
土井けいじでした。
